Кассовая книга (форма №КО-4) — это документ, в котором отражаются все поступления и выбытия наличных денег из кассы предприятия. Все организации, независимо от формы собственности и системы налогообложения обязаны вести кассовую книгу, ИП могут не заполнять КО-4.
Кассовая книга — оформление
Кассовую книгу ведут кассиры. Записи делаются на основании каждого ПКО и РКО. В конце рабочего дня кассир:
- сверяет данные в кассовой книге с данными кассовых документов и выводит остаток на конец дня;
- ставит свою подпись и расшифровку;
- передает в бухгалтерию отчет кассира и все ПКО и РКО за день.
Рассчитывается остаток на конец дня так: остаток на начало дня + приход за день — расход за день.
Остаток на конец дня нужно сравнить с установленным лимитом остатка кассы, чтобы не было превышения.
Бухгалтер (главбух) обязан проверить все записи за день и записать в книге количество приходных и расходных документов, полученных от кассира. После этого поставить в кассовой книге подпись и расшифровку.
Если записи в кассовую книгу не сделаны в день, когда было движение наличных, то это является административным нарушением, за которое налоговая инспекция может оштрафовать организацию и должностных лиц. Все наличные деньги должны быть оприходованы — отражены в кассовой книге.
Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовую книгу не делаются.
Контролирует ведение кассовой книги главный бухгалтер, а при его отсутствии руководитель.
Бумажная кассовая книга
Бумажную кассовую книгу перед началом использования пронумеровывают, прошнуровывают и опечатывают на последней странице. Здесь же делается запись: «В этой книге пронумеровано и прошнуровано ___ листов». Под записью ставится подпись главбуха и руководителя.
Записи делают в двух экземплярах через копировальную бумагу. Первый экземпляр остается в книге, а второй является отрывным и служит отчетом кассира. Отрывные листы остаются в книге до момента окончания операций за день.
В бумажной кассовой книге не допускаются подчистки, но можно делать исправления. Нужно зачеркнуть неправильные данные и написать верные. Исправление должно быть заверено кассиром и главбухом.
Кассовую книгу можно вести на компьютере. В конце рабочего дня все листы книги распечатываются и подписываются.
Электронная кассовая книга
Книга может вестись в электронном виде, исправления в ней не допускаются. Электронную книгу заверяют электронными подписями.